Tuloksellisuusdialogia joka tasolla

Hyvään hallintoon ja siinä päätöksentekoon liittyvät aina erilaiset kuulemiset. Päätöksiä tehdessä voidaan nykyisin hyödyntää myös tietoteknisesti tehtyä analyysia tai päätösehdotuksien mallintamista, sekä yksiselitteisissä asioissa, jossa vastaus voidaan typistää kyllä- tai ei-vaihtoehtoihin tai sitten monimutkaisten kokonaisuuksien mallintamisessa.

Päätöksenteossa tärkeää on yhteisen ymmärryksen löytäminen ja päätökseen sitoutuminen yhteisellä keskustelulla. Se käydään käytettävistä olevasta tiedosta, tiedon tulkinnoista ja johtopäätöksistä ja siitä, miten tavoitteiseen voitaisiin päästä, tähän liittyvistä henkilöiden tehtävistä ja vastuista. Strategisesti tärkeintä on päättää mitä ja miksi ollaan tekemässä.  

Kirjastokentällä tällainen on esimerkiksi keskustelu mikä kirjastojen tehtävä on tulevaisuudessa. Kirjastojen roolit ja toiminnot ovat muuttuneet ja eläneet hyvin nopeasti viime vuosikymmeninä. Keskustelussa ovat olleet mm. kirjastojen kokoelmien merkitus, kirjastotilan merkitys, kirjastojen erilaiset asiantuntijatehtävät ja kirjastojen rooli opetuksessa. Kirjastoammattilaisilla on erilaisia lähtökohtia, kiinnostuksen kohteita ja käsityksiä siitä, mitä kirjastojen tulisi olla ja mitä niissä tulisi tehdä ja käyttäjillä ja päättäjillä on omat mielipiteensä asioista.  Lisäksi yksittäinen kirjasto ei pysty tekemään kaikkea, mitä siltä vaaditaan tai halutaan.

Tarvitaan siis vuoropuhelua ja päätöksiä, mitkä ovat yhteiset painopisteet, millä asioita tehdään ja mitä painotetaan ja mitä jätetään tekemättä. Tämä puolestaan määrittelee, millaista tietoa on kerättävä palveluiden kehittämisen ja päätöksenteon perusteeksi. 

 

Dialogia tuloksista – Kohti tuloksekasta julkisjohtamista

Tuloksellisuusdialogin perustana on kerätty data, joka tulee määritellä ja kerätä niin, että se kuvaa tai kertoo halutusta asiasta juuri sen, mitä haluttiin tietää. Datan keräämisen menetelmät ja tiedon oikeellisuus ovat siis tärkeä lähtökohta. Tämän jälkeen kerätyn tiedon pohjalta voidaan alkaa keskustella, mitä tieto meille kertoo. Onko toiminta ollut tehokasta, onko saavutettu halutut tulokset tai ovatko esimerkiksi asiakkaat tyytyväisiä palveluun. Keskustelun tavoitteena tuloksellisuusdialogissa on päästä keskustelussa johonkin lopputulemaan. Onko toiminta ollut sellaista kuin on suunniteltu, onko tavoitteet saavutettu, vai onko tarpeen tehdä muutoksia toimintaan, koska kerätty tieto näyttää, että toiminta ei ole sujunut kuten on suunniteltu.  

Esimerkkinä voidaan ottaa tapahtumasuunnittelu. Kirjaston strategisena tavoitteena on lukemisen edistäminen, ja sen vuoksi kirjaston toimintasuunnitelmaan on kirjattu, että toteutetaan tätä tukevia tapahtumia. Mielellään jo ennen toimintakauden päättymistä kootaan tietoa tapahtumien osallistujamääristä, käytetyistä resursseista, sekä suoraan kuluista että myös tapahtumien tuottamiseen käytetyistä henkilöresursseista. 

Jos suunnitteluvaiheessa on määritelty mittarit, voidaan tuloksia peilata niihin. Koottujen tietojen pohjalta keskustellaan erilaisten osaamisten, näkemysten pohjalta mitä kerätty data kertoo. Keskustelun lopputulemana tulisi olla päätös, onko tapahtumatuotanto sellaista kuin on suunniteltu ja näyttääkö siltä, että voidaan jatkaa samalla tavalla, vai onko tehtävä jotain muutoksia suunnitelmiin. Tämän jälkeen sovitaan tehtävistä muutoksista ja toiminnan kehittämisestä tai uudistamisesta.  

Tuloksellisuusdialogi ei kuitenkaan ole vai yksi yksittäinen tilaisuus keskustella yhdessä. Dialogia olisi voitava käydä jatkuvasti toiminnan tehokkuudesta, vaikutuksista ja resursseista. Keskustelun vaikutus voi olla myös raja-aitojen madaltumista niin johtaja – työntekijä-akselilla kuin myös esim. osastojen välillä, kun asioista keskustellaan yhdessä, avoimesti. Tärkeää dialogin merkitykselle on kirjaston keskustelukulttuuri, voidaanko asioista puhua avoimesti, tullaanko kuulluksi, onko sanomisella merkitystä. Keskustelua ei kannata käydä vain kirjaston sisäisesti, vaan myös kirjaston ja asiakkaiden välillä, esim. erilaiset asiakasraadit ovat mahdollisia keskustelun paikkoja. 

Datasta tuloksiin :: Toteutumisen seuranta