Analysoi mennyttä ja ennusta tulevaa

Kirjastoilla on tyypillisesti tarve osoittaa palvelujensa koettua hyötyä ja vaikuttavuutta osana vuosittaista tai tiheämmin seurattavaa palvelusuunnitelmaa tai talousarvion toiminnallista osaa. Tähän tarkoitukseen valjastetaan usein tilastollisia tietoja, jotka kuvaavat käyttöä, palvelutarjontaa tai käytettävissä olevia resursseja eli panoksia ja tuotoksia – eivätkä vaikutuksiaja vaikuttavuutta, kuten olisi tarkoitus. On siis tärkeää huomata, että tilastot ja tunnusluvut eivät ole välttämättä suorituskykymittareita (key performance indicators), vaikka niitä usein sellaisina tarjotaankin. 

Tarjonta ja kysyntä, eli kokoelmat ja niiden käyttö olivat käypiä mittareita menneinä vuosikymmeninä. Sittemmin on kokoelmakeskeisyydestä siirrytty korostamaan kirjaston käyttäjille ja yhteiskunnalle laajemminkin koituvia hyötyjä, tuotettua arvoa ja vastinetta verorahoille – palvelun koettua arvoa ei voi todistaa pelkillä käyttöluvuilla. Katse on voimakkaasti kääntynyt kirjaston hyvinvointivaikutuksiin ja yhdenvertaisuuden teemoihin. 

Tilastot, joita tarjotaan suorituskykymittareina, täytyisi aina asettaa oikeaan kontekstiinsa eikä raportoida irrallisina lukuina. Niillä täytyisi nimenomaisesti vastata kysymykseen, kuinka hyvin kirjasto on saavuttanut sille asetetut strategiset tavoitteet ja kuvata, mitä pitäisi tehdä, että kaikkein kriittisimpiin tavoitteisiin päästään. Ne tulee määritellä strategiasta johdettuina etukäteen, eikä ad hoc sen mukaan, mikä antaa toiminnasta suotuisan kuvan. 

Suorituskykymittarit voidaan jakaa karkeasti neljään kategoriaan: 

  • käyttäjätyytyväisyyden mittarit 
  • taloudellisuuden ja tuottavuuden mittarit 
  • sisäisten prosessien mittarit 
  • henkilökunnan osaamisen kehittymisen ja työtyytyväisyyden mittarit. 

Tätä jaottelua seuraten, kirjaston kriittiset menestystekijät voisivat olla vaikkapa pitkälleviety asiakaslähtöisyys ja palvelujen erinomainen saavutettavuus, kustannustehokas aineistohankinta ja kilpailutus, monilukutaidon opetussisältöjä kehittävä kouluyhteistyö tai digiopastamiseen erikoistunut henkilöstö. 

Itse mittareita tärkeämpää on ymmärtää, mitä asioita johdetaan ja mihin milläkin on vaikutusta. Joka tapauksessa erilaisia mittareitakin tarvitaan, sillä niiden avulla voidaan ennustaa tulevaa ja analysoida mennyttä.

Mittareiden valinta vaatii aivotyötä :: Tilastot ja kyselyt töihin