Oman kirjaston ja kehysorganisaation väliset tietovirrat

Seurattava tieto on yleensä jokaisessa organisaatiossa erilaista. Jokaisen johtajan, esimiehen tai asiantuntijan tulee itse arvioida, mitä työhönsä liittyviä tietoja tarvitsee, millä tiedoilla on selkeästi vaikutusta työn kehittämiseen ja arkipäivän pyörittämiseen. Oman toimintaympäristön määrittely auttaa kuvaamaan johtamista tai asiantuntemusta. Jotta tietojohtamisen kautta voi ylipäätään ymmärtää oman työtehtävän laajuuden ja siihen liittyvän kokonaisuuden, on siitä tehtävä itselleen selkeä käsitys. Myös tehtävään liittyvää viitekehystä ja tietopääomaa tulee aktiivisesti päivittää. 

Kirjastopalveluissa on hyvä ottaa huomioon kaikki näkökulmat, ja yleisissä kirjastoissa tehdä joko kaupunkikohtainen tai alueellinen toimenpideohjelma. Tieteellisissä ja erikoiskirjastoissa suunnitelma liittyy joko kehysorganisaation tai toimialan strategiatyöhön.  

Toimintaa ohjaavat asiakirjat ja niihin liittyvä juridiikka tulee olla aina ajan tasalla. Niitä päivitetään ja ne sisältävät tärkeimmät palvelun kehittämiseen liittyvät elementit. Tavoitteiden ja toimenpiteiden tulee vastata ohjaavien asiakirjojen strategisiin painopisteisiin. Ohjaaviin asiakirjoihin kuuluvat myös kehysorganisaation talousarvio ja -suunnitelma, toimialan talousarvio ja -suunnitelma, toimialan vuosittainen käyttösuunnitelma ja alueelliset tai yksikkökohtaiset kehittämissuunnitelmat. 

Tiedolla johtamisen toimintamallin tulee olla selkeä, ja taustaorganisaation tietojärjestelmät ja tietolähteet vastata tietotarpeisiin. Tietoa tarvitaan päätöksentekoon, toiminnan kehittämiseen, palvelujen johtamiseen ja suunnitteluun sekä asiakkuuksien hallintaan. Informaatio, raportit ja analyysit täytyy olla helposti löydettävissä ja olla saatavilla oikeaan aikaan. Strategisella tasolla, esimerkiksi kaupungin johdossa ja luottamushenkilötasolla tieto tulee olla analysoitua ja tiivistettyä tietoa, pääprosessitasolla toimialajohto ja luottamushenkilöt tarvitsevat toimialakohtaista kokoavaa tietoa, kun taas operatiivisella tasolla toimintayksiköiden johto, esimiehet ja henkilöstö tarvitsevat toiminnallista tietoa. 

Verkkopalvelun raporttikuva
Kirjaston verkkopalvelujen trendiseurantaa

Tietosisältöjä tulee katselmoida systemaattisesti määrätyin väliajoin riippuen asiakokonaisuudesta. Esimerkkinä taloutta ja henkilöstöä seurataan yleensä kuukausitasolla, toteumatietoa neljännesvuosittain tai tilinpäätöstä tai toteuttamisohjelmien toteumaa vuosittain. Tietoa tulee saada taustajärjestelmistä automaattisesti ja systemaattisesti. Tietoa pitää osata analysoida, tallentaa turvallisesti ja järjestellä käytännöllisesti. Lisäksi informaation jakamisesta tulee olla suunnitelmat ja niitä tulee noudattaa. Tiedolla johtaminen on jatkuvaa tiedon saamista organisaation omasta toiminnasta ja ympäristöstä sekä toiminnan optimointia tuon tiedon pohjalta. 

Toimintaympäristön seuraaminen :: Kansallisen ja kansainvälisen tiedon seuranta