Valitse oikeat ja olennaiset tiedot

Tietojohtamisen keskeinen tehtävä on tuottaa organisaatiolla olevasta tiedosta arvoa organisaatiolle itselleen ja sen sidosryhmille. Tietojohtamisella ohjataan tiedon hankintaa, analysointia ja yhdistelyä tavoitteellisesti, ja tätä kautta muodostetaan kokonaiskuva organisaatiolle tarpeellisesta tiedosta. Tietojohtamisen kautta kirjasto voi käyttää hallussaan olevaa tietoa palvelemaan toimintaansa sekä kehittämistä. Tietojohtaminen päättyy kuitenkin harmillisen usein tiedon kokoamiseen ja toteamiseen: “Meillä on tietoa / tilastoja / dataa”.

Johtamalla toimintaa tietoperusteisesti kirjastot pystyvät käyttämään resurssejaan tehokkaammin ja innovatiivisemmin. Tietojohtamisessa ei kuitenkaan tule keskittyä vain organisaation omaan tietoon, vaan on katsottava avarasti myös organisaation ulkopuolella olevaa tietoa. Tietojohtamisella pystytään ennakoimaan tulevaa ja siten ohjaamaan resursseja oikein. Esimerkiksi seuraamalla kunnan tai kaupungin kaavoitusta pystytään arvioimaan tulevaa kirjastopalvelujen tarvetta. Tai analysoimalla palautejärjestelmien ja asiakaskontaktien kautta tulleita kysymyksiä, pystytään kehittämään verkkopalveluita selkeämmiksi asiakkaiden käyttää. Tai analysoimalla asiakasvirtoja voidaan ohjata henkilöresursseja asiakaspalvelun kiireisimpään aikaan ja siten tasaamaan työn kuormittavuutta. Tietojohtamisella pystytään siis myös seuraamaan ja parantamaan operatiivisen toiminnan tehokkuutta ja laatua. Tietoa tarvitaan myös, kun tutkitaan toiminnan ja tehtyjen päätösten tehokkuutta ja vaikuttavuutta.

Tiedolla johtamisen prosessikuva

Tietojohtamisella pyritään ylläpitämään kilpailuetua, luomaan uusia tuotteita ja palveluita. Kilpailuetu voi ajatuksena tuntua kirjastoalalle vieraalta käsitteeltä, mutta todellisuudessa kirjastot käyvät kilpailua muiden vapaa-ajan toimintojen kanssa asiakkaista sekä kunta- tai kaupunkiorganisaation tasolla usein myös resursseista. Kirjastojen kilpailuetu esimerkiksi kaupallisiin e-kirjapalveluihin verrattuna on palvelun maksuttomuus. Hintatason laskiessa kaupallisissa palveluissa kirjastot ovat kehittäneet e-aineistojen tarjontaa, näkyvyyttä ja saatavuutta.

Nykypäivänä tietoa tuotetaan ja sitä syntyy jatkuvasti arkijärjelle käsittämättömiä määriä. Tietojohtamisen yksi tehtävä on määritellä, mitkä ovat organisaatiolle oleellisia tietoja ja minkä verran resursseja tiedon keräämiseen on tarpeen käyttää. Tietojohtaminen ei ole itseisarvoista, vaan tärkeää on, mihin tietoa käytetään ja mitä sillä saavutetaan. Jos tiedon hankintaan käytetyt resurssit ylittävät tiedon hyödyntämisestä saatavan arvon tai kerätty tieto on väärää, epäolennaista tai virheellistä, ollaan hakoteillä. Tietoa voidaan myös haalia lähes päämäärättömästi, mahdollisina hyödyllisinä informaation osina.

Yksinkertaistettuna tietojohtamisella tietoa tuotetaan ja kootaan, analysoidaan ja yhdistellään, tulosten pohjalta tehdään päätöksiä, suunnitellaan toimintaa, kehitetään palveluita.

Kerättyyn tietoon on voitava luottaa, minkä vuoksi on oltava perillä, miten ja mistä lähteistä tieto on saatu. Epämääräisen tiedon perusteella on vaikea tehdä päätöksiä, joiden takana voi seistä ja päätöksiä puolustaa. Tieto voi olla harhaanjohtavaa eri syistä: sen keruussa on tapahtunut virhe, tiedonkeruun lähtökohdat tukevat jotain toivottua tulosta tai tiedon siirrossa, varastoinnissa tai käsittelyssä on tapahtunut virhe. Tietoa käytettäessä on hyvä kysyä itseltään, mistä tieto on peräisin ja voinko luottaa tähän tietoon.

Tilanteet ja ilmiöt voivat olla kompleksisia, eikä niihin välttämättä ole olemassa yksiselitteistä ratkaisua. Tällainen ilmiö on esimerkiksi lukemisen edistäminen, johon ei ole yksittäistä, kaikille sopivaa kaavaa, miten lukemista voidaan kaikkien yksilöiden tasolla edistää. Päätöksenteosta voi tulla myös arvolähtöistä toimintaa, mikäli päätösten perustaksi valitaan “sopivia” tietoja, joilla saadaan tuotettua tai perusteltua ennaltatoivottu tulos.

Tietoa voidaan kerätä uusien mahdollisuuksien tunnistamiseksi, virheiltä välttymiseksi tai vain sen varmistamiseksi, että mitään tietoa ei jää keräämättä. Tällöinkin on punnittava, onko tällaisen tiedon kokoaminen tarpeellista tai edes järkevää.

Tietojohtamista tulisi ohjata kirjaston visio: mitä tavoitellaan, ja millaisella strategialla sinne päästään. Onko tavoitteena mahdollisimman taloudellinen vai laadukkaampi toiminta? Useimmiten kyse on näiden yhdistelmästä: resurssien mahdollisimman hyödyllinen käyttö tuottamaan laadukasta palvelua.

Tietojohtaminen tavaksi :: Tee tiedosta arvoa