Tietojohtamisen käsikirja

Tietoperustainen päätöksenteko on taas esillä julkisessa keskustelussa. Julkisella sektorilla toimivien velvollisuus on perustella julkisten varojen käyttöä tiedolla. Julkisen palvelutuotannon odotetaan toimivan taloudellisesti, tuloksekkaasti ja läpinäkyvästi. On myös pystyttävä osoittamaan, mitä kirjastoille osoitetuilla resursseilla tuotetaan. Mihin panostetaan, mikä on panostuksen vaikuttavuus, ja mitä tapahtuu, jos jostain tingitään? Kaikki tehdyt päätökset tulee perustella tiedolla.

Kirjastojen tietojohtamisen verkosto haluaa edistää tietoon perustuvaa päätöksentekoa − tiedolla johtamista − josta tässä käsikirjassa tiiviyden vuoksi käytetään termiä tietojohtaminen. Haluamme verkoston synnyttävän innostusta tiedon systemaattisempaan hyödyntämiseen, ja erityisesti toivomme hyvien ideoiden leviävän −pyörää ei kannata keksiä aina uudelleen. Toivottavasti käsikirja synnyttää keskustelua, joka tuo esiin monenlaisia tietojohtamisen esimerkkejä erilaisista kirjastoista.

Käsikirjan osaavina, idearikkaina ja ahkerina kirjoittajina ovat olleet Leena Kinnunen Rovaniemen kaupunginkirjastosta, Leena Parviainen Tampereen kaupunginkirjastosta ja Jarmo Saarti Itä-Suomen yliopiston kirjastosta. Lisäksi kirjoitustyössä on ollut mukana Jouni Pääkkölä Oulun kaupunginkirjastosta, sekä aluehallintovirastosta ovat olleet mukana Mika Mustikkamäki ja Satu Ihanamäki.

Kirjastoilla on erityisasema yhteiskunnan “informaatiointensiivisinä” paikkoina. Kirjastojen toiminta perustuu informaatiolle, josta jalostetaan tietoa ja osaamista, ja joilla tuotetaan asiantuntijapalveluita ja ratkaisuja asiakkaiden tiedontarpeisiin. Kokoelmat ja kirjastojärjestelmät sisältävät massoittain informaatiota, jota kirjastoammattilaiset ovat tottuneet etsimään, käsittelemään, analysoimaan ja luokittelemaan. Kirjastoammattilaiselle kertyy harrastuksen, työn ja asiakaskohtaamisten kautta sekä sanallisesti ilmaistavaa että hiljaista tietoa ja taitoa.  

Tietojohtaminen on vähintään kirjaston johdolle tuttua. Päätökset, suunnitelmat ja kehittäminen perustuvat toivottavasti tietoon ja tietojohtamisen menetelmiin. Koko henkilöstön kattavasti tietojohtaminen tuskin on vielä tuttua, eikä sen merkitystä toiminnan kehittämiselle täysin ymmärretä, tai asiaan kiinnitetä edes huomiota. Kirjastoammattilaiselle tiedon keruu ja analysointi on “luontaista”. Kaikesta kirjastojen ja sidosryhmien kokoamasta tiedosta voidaan tietoisesti hyödyntämällä tuottaa uutta arvoa tärkeimmälle toimijalle, kirjaston asiakkaalle.  

Tietojohtamisen menetelmillä koottua ja jalostettua tietoa hyödynnetään kirjaston omassa toiminnassa, päätöksenteossa sekä talouden, toiminnan ja palveluiden suunnittelussa ja kehittämisessä.  Uutta kirjastoautoa ei hankita tai toimipistettä perusteta ilman laajoja selvityksiä väestörakenteesta ja sen kehittymisestä, sekä asiointivirroista, teknisistä tiedoista ja hankkimalla vertailutietoa muista toteutuksista. Kirjastojen tuottamaa tietoa voidaan käyttää myös muiden kirjastojen ja organisaatioiden, kuten sen oman taustaorganisaation, toiminnassa. 

Kirjastoille kertyy päivittäin suuret määrät uutta tietoa: lainatietoa, tietoa e-palvelujen ja kirjaston fyysisten tilojen käytöstä, tapatumatilastoja ja asiakkailta saatua palautetta. Tietomassoista kootaan tilastoja ja todetaan: näin hyvin tai huonosti menee, tai näyttää menevän. Kuinka paljon tilastoja ja raportteja todellisuudessa hyödynnetään palvelujen suuntaamiseen, kehittämiseen ja uudistamiseen? Asiakaskyselyillä saadaan arvokasta tietoa kirjastopalvelujen käyttäjien kokemuksista ja miten kirjaston palvelut vastaavat näiden tarpeisiin. Analysoidaanko asiakaskyselyjen tuloksia riittävästi, nostetaanko esille heikkoja signaaleja, kehitetäänkö palveluita? Riittääkö meille, että kysely on tehty ja enemmistö asiakkaista on tyytyväisiä?  

Tietojohtaminen ei ole vain kirjaston johdon tehtävä. Jokainen meistä käsittelee tietoa, tietää asioita, joita ei osaa ilmaista, mutta vaikuttaa organisaation yhteisen tietopääoman kasvuun. Tietojohtaminen kuuluu meille kaikille.  

Kirjastojen toimintaympäristö on muuttunut. Kilpailemme asiakkaiden vapaa-ajasta ja kiinnostuksesta uusien palveluiden, sosiaalisen median ja viihdykkeisen kanssa. Henkilökohtaisessa sekä työelämässä olemme alati lisääntyvän uuden ja päivittyvän tiedon ympäröimänä, ja ratkaistavaksemme tulee aina uusia ja kompleksisia ongelmia. Asioita ei voi ratkaista kolikolla heittämällä, vaan päätösten on perustuttava tietoon. Tietojohtamiselle ei ole vaihtoehtoja. 

Peruskäsitteitä

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s